Роботизированная обработка первичных документов (RPA) в учете

В современном бизнесе, скорость и точность обработки информации играют ключевую роль в конкурентоспособности. Учет, являясь одним из важнейших процессов, генерирует огромное количество первичных документов: счетов-фактур, накладных, актов выполненных работ и других. Ручная обработка этих документов – трудоемкая, монотонная и подверженная ошибкам задача, отнимающая ценное время квалифицированных специалистов.

Роботизированная автоматизация процессов (RPA) предлагает революционное решение для автоматизации рутинных задач, связанных с первичными документами. RPA позволяет программным роботам (ботам) имитировать действия пользователя, взаимодействуя с существующими информационными системами: считывать данные из документов, вводить их в учетные системы, выполнять проверки и формировать отчеты. Тем самым, освобождая бухгалтеров от выполнения рутинной работы и позволяя им сосредоточиться на более важных и стратегических задачах.

В данной статье мы рассмотрим, как RPA может применяться для автоматизации обработки первичных документов в учете, какие преимущества он дает, и какие факторы следует учитывать при внедрении этой технологии.

Извлечение данных из счетов-фактур с помощью RPA

RPA (Robotic Process Automation) позволяет автоматизировать процесс извлечения данных из счетов-фактур, значительно сокращая время и уменьшая количество ошибок, связанных с ручным вводом. Роботы RPA «обучаются» распознавать различные элементы счета-фактуры, такие как номера счетов, даты, имена поставщиков, позиции товаров, цены и итоговые суммы.

Процесс извлечения данных обычно состоит из нескольких этапов, включающих сканирование/получение изображения счета-фактуры, оптическое распознавание символов (OCR) для преобразования изображения в текст, и интеллектуальную обработку текста (NLP) для идентификации и извлечения конкретных значений данных. Далее, извлеченные данные проверяются и передаются в учетную систему.

Этапы извлечения данных RPA:

1. Получение счета-фактуры: RPA может автоматически загружать счета-фактуры из электронной почты, общих папок или других источников.
2. Оптическое распознавание символов (OCR): OCR преобразует изображение счета-фактуры в текстовый формат, позволяя RPA обрабатывать содержащиеся данные.
3. Идентификация полей: RPA использует алгоритмы и шаблоны для определения местоположения ключевых полей данных, таких как номер счета, дата, имена поставщиков и товары.
4. Извлечение данных: Робот извлекает необходимые данные из идентифицированных полей.
5. Проверка данных: Извлеченные данные проходят проверку на соответствие формату и диапазону значений, а также происходит перекрестная проверка между различными полями для выявления возможных ошибок. Например, проверяется соответствие итоговой суммы по позициям.
6. Перенос данных в учетную систему: Проверенные данные автоматически вводятся в соответствующую систему.

Иногда, более сложные решения используют машинное обучение (ML) для повышения точности и адаптивности процесса извлечения данных, особенно при работе с неструктурированными или неоднородными документами. Применение ML позволяет системе «учиться» на новых счетах-фактурах и автоматически адаптироваться к изменениям форматов и расположений полей.

Технологии RPA в сочетании с OCR и ML способны трансформировать учетные процессы, повышая эффективность, снижая затраты и минимизируя риск ошибок при обработке счетов-фактур.

Роботизированная обработка первичных документов (RPA) в учете

Внедрение RPA в бухгалтерию приносит значительные улучшения в эффективности и точности, особенно при автоматизации рутинных и повторяющихся задач. Скорость, с которой RPA берет на себя эти функции, позволяет бухгалтерам сосредоточиться на более стратегических аспектах работы.

Особенно быстро RPA автоматизирует задачи, связанные с обработкой больших объемов данных и простыми алгоритмами. Это освобождает время бухгалтеров и снижает вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором.

Задачи бухгалтерии, автоматизируемые RPA быстрее всего:

• Ввод данных из первичных документов (счетов-фактур, накладных) в бухгалтерскую систему. RPA распознает информацию и автоматически заполняет необходимые поля.
• Выверка данных между различными системами и таблицами. RPA сверяет информацию и выделяет расхождения для проверки.
• Формирование стандартных отчетов. RPA собирает данные из различных источников и генерирует отчеты по заданным шаблонам.
• Обработка банковских выписок и сверка с данными бухгалтерского учета.
• Автоматическое сопоставление платежей с выставленными счетами.

Стоимость внедрения RPA для обработки квитанций

Определение точной стоимости внедрения RPA для обработки квитанций – задача непростая, поскольку зависит от множества факторов. Она может значительно варьироваться в зависимости от сложности процесса, объема обрабатываемых данных, выбранного программного обеспечения и необходимости интеграции с существующими учетными системами.

В целом, можно выделить несколько основных составляющих, влияющих на общую цену проекта. Это: лицензии на программное обеспечение RPA, стоимость разработки и настройки роботов, затраты на обучение персонала, а также расходы на поддержку и обслуживание системы.

Оценка затрат на RPA

Рассмотрим приблизительную структуру затрат:

• Лицензии на ПО RPA:(за робота/год) от 5 000 до 20 000 долларов США.
• Разработка и настройка робота:(за одного робота) от 10 000 до 50 000 долларов США. Сложность квитанций значительно влияет на эту цифру.
• Обучение персонала: варьируется в зависимости от количества сотрудников, нуждающихся в обучении.
• Поддержка и обслуживание: обычно составляет 15-20% от общей стоимости проекта в год.

Для обработки небольшого объема простых квитанций стоимость может составить от 15 000 долларов. Для крупных организаций с большим объемом сложных квитанций и необходимостью интеграции с множеством систем, стоимость может достигать нескольких сотен тысяч долларов.

Минимизация ошибок при автоматизации отчетности с помощью RPA

Эффективная стратегия минимизации ошибок включает в себя несколько важных аспектов, охватывающих анализ данных, разработку RPA-процессов, настройку и мониторинг системы.

Основные стратегии минимизации ошибок:

• Точный анализ данных и процессов: Перед автоматизацией необходимо тщательно изучить исходные данные и бизнес-процессы. Выявление возможных неоднозначностей, неполных данных или несоответствий позволит заранее предусмотреть механизмы обработки исключений.
• Разработка четкой и структурированной логики RPA: Процесс должен быть разбит на логические шаги с четкими инструкциями для робота. Избегайте сложных и запутанных сценариев, которые повышают вероятность ошибок.
• Тщательное тестирование и валидация: Перед внедрением в производственную среду необходимо провести многократное тестирование RPA-процесса на тестовых данных. Валидация результатов должна включать сравнение с вручную подготовленными отчетами.
• Внедрение механизмов контроля качества данных: Реализация проверок на соответствие формату, диапазону значений и логическим связям позволит выявить и отфильтровать некорректные данные на ранних этапах.
• Мониторинг и ведение журналов: Необходимо настроить систему мониторинга работы робота и ведения журналов действий. Это позволит оперативно выявлять ошибки, анализировать причины их возникновения и вносить необходимые корректировки.
• Постоянное совершенствование и оптимизация: RPA-процесс не должен быть статичным. Необходимо регулярно анализировать его эффективность, выявлять узкие места и вносить улучшения.

Интеграция RPA с системами учета

Роботизированная автоматизация процессов (RPA) успешно интегрируется с широким спектром систем учета, чтобы значительно оптимизировать бухгалтерские операции. Эти интеграции позволяют автоматизировать рутинные задачи, такие как ввод данных, сверка счетов и создание отчетов, освобождая персонал для более стратегической работы.

RPA особенно эффективен при взаимодействии с системами, где данные хранятся в структурированном формате, но ручной перенос этих данных отнимает много времени. Интеграция осуществляется через различные интерфейсы и механизмы, включая API, веб-сервисы, эмуляцию действий пользователя и OCR (Optical Character Recognition) для извлечения данных из сканированных документов.

Основные системы учета для интеграции с RPA

RPA может интегрироваться со следующими типами систем учета и управления:

• ERP-системы: SAP, Oracle, Microsoft Dynamics 365, 1C:Предприятие — автоматизация ввода счетов-фактур, проводок, reconciliation.
• Системы бухгалтерского учета: QuickBooks, Xero, Sage — извлечение и сверка данных, автоматическое обновление записей.
• Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM): Salesforce, Bitrix24 — автоматизация обработки заказов и счетов.
• Системы управления складом (WMS): оптимизация процессов учета запасов и перемещения товарно-материальных ценностей.
• Банковские системы: автоматическая выгрузка выписок и сопоставление транзакций.

Выбор RPA-платформы: Заключение и Рекомендации

В процессе выбора следует руководствоваться комплексным подходом, оценивая не только технические характеристики платформ, но и учитывать такие факторы, как масштабируемость, интеграционные возможности, простоту использования, стоимость владения и, конечно, надежность поставщика. Помните, что успешное внедрение RPA – это не только выбор правильной платформы, но и грамотная организация процесса автоматизации, обучение персонала и постоянный мониторинг результатов.

Для упрощения процесса принятия решения, предлагаем перечень ключевых вопросов, которые следует задать себе на этапе выбора RPA-платформы:

• Соответствует ли платформа специфике бухгалтерских задач? (Распознавание документов, интеграция с учетными системами, соответствие нормативным требованиям)
• Насколько легко платформа интегрируется с существующими системами? (Возможность интеграции с 1С, SAP, другими ERP и CRM системами)
• Насколько удобна платформа в использовании для сотрудников бухгалтерии? (Наличие интуитивно понятного интерфейса, простота создания и редактирования роботов)
• Какова стоимость владения платформой? (Лицензионные платежи, затраты на внедрение, обучение и поддержку)
• Каковы возможности масштабирования платформы? (Возможность автоматизации большего количества процессов и увеличение количества роботов)
• Надежен ли поставщик платформы? (Репутация на рынке, наличие квалифицированной технической поддержки)

Рекомендуется также провести пилотный проект с несколькими RPA-платформами, чтобы оценить их реальные возможности и удобство использования в вашей рабочей среде. Это позволит принять взвешенное решение и избежать ошибок при выборе основного решения.