Как устроен управленческий учёт в компании

Управленческий учёт – это критически важная функция для любой организации, стремящейся к эффективному управлению и принятию обоснованных решений. В отличие от финансового учёта, который ориентирован на внешних пользователей информации, управленческий учёт сосредоточен на предоставлении информации, необходимой внутренним менеджерам и руководителям.

Грамотно выстроенная система управленческого учёта позволяет компании видеть полную картину своей деятельности: от отслеживания стоимости производства продукции до анализа рентабельности отдельных проектов и подразделений. Он обеспечивает прозрачность финансовых потоков и даёт возможность оперативно реагировать на изменения рыночной конъюнктуры и внутренней среды компании.

В данной статье мы рассмотрим основные принципы и компоненты управленческого учёта, его ключевые задачи и инструменты, а также практические примеры применения в различных сферах бизнеса. Мы разберем, как организовать систему управленческого учета, чтобы она максимально соответствовала потребностям вашей компании и способствовала достижению стратегических целей.

Как организовать сбор первичных данных для управленческого учета

Эффективный управленческий учет начинается с качественного сбора первичных данных. Это основа для формирования достоверной и полезной информации, на базе которой принимаются управленческие решения. Организация сбора должна быть систематичной, прозрачной и обеспечивать полноту и точность поступающих сведений.

Основная задача при организации сбора первичных данных – определить источники данных, ответственных лиц и методы сбора. Важно документировать каждый этап, чтобы обеспечить возможность проверки и аудита.

Основные этапы организации сбора первичных данных:

• Определение перечня необходимых первичных данных для управленческого учета.
• Выявление источников первичных данных (отделы компании, внешние поставщики, клиенты и т.д.).
• Назначение ответственных за сбор и предоставление данных в каждом источнике.
• Разработка и внедрение форм и форматов для сбора данных (электронные таблицы, специализированное ПО, бумажные документы).
• Обучение персонала, ответственного за сбор данных, правилам и процедурам.
• Внедрение системы контроля качества данных.
• Автоматизация процесса сбора данных (по возможности).

Пример таблицы для отражения информации по сотрудникам, ответственным за сбор первичных данных:

Какие затраты анализировать в первую очередь?

Приступая к анализу затрат в рамках управленческого учета, важно определить приоритетные направления. Не все затраты одинаково влияют на финансовые результаты компании, поэтому начинать целесообразно с тех, которые оказывают наибольшее влияние на прибыль или представляют наибольший риск.

Первоочередному анализу подлежат те затраты, которые составляют значительную долю в общей структуре расходов, характеризуются высокой волатильностью или напрямую связаны с ключевыми бизнес-процессами. Такие затраты, как правило, поддаются оптимизации.

Приоритетные виды затрат для анализа:

• Прямые материальные затраты: Стоимость сырья и материалов, непосредственно используемых в производстве. Контроль за этими затратами позволяет снизить себестоимость продукции.
• Затраты на оплату труда производственного персонала: Влияют напрямую на себестоимость и требуют анализа эффективности использования рабочего времени.
• Коммерческие расходы (сбытовые расходы): Затраты на маркетинг, рекламу, логистику и продажи. Оптимизация этих расходов может повысить рентабельность продаж.
• Общепроизводственные расходы: Амортизация оборудования, аренда производственных помещений, зарплата управленческого персонала цехов. Этот блок важен для оценки полной себестоимости продукции.
• Административные расходы: Затраты на управление компанией, зарплата административно-управленческого персонала, аренда офиса. Контроль за этими расходами позволяет снизить общие издержки компании.

Как составить управленческий баланс?

Процесс составления управленческого баланса включает несколько этапов, требующих внимательности и понимания специфики бизнеса. Важно учитывать, что не существует единого стандартного формата – он разрабатывается индивидуально, исходя из потребностей конкретной компании и целей анализа.

Основные шаги составления управленческого баланса:

1. Определение структуры баланса: Разработайте структуру, отражающую специфику вашего бизнеса. Разделите активы и обязательства на более детальные категории, важные для управленческого анализа. Например, можно выделить различные виды дебиторской задолженности, запасов или основных средств по функциональному назначению.
2. Сбор данных: Соберите данные из различных источников: бухгалтерского учета, складского учета, отчетов о продажах и других оперативных источников. Убедитесь в достоверности и точности собранной информации.
3. Классификация активов и обязательств: Классифицируйте активы по степени ликвидности (от наиболее ликвидных к наименее ликвидным), а обязательства – по срокам погашения (от краткосрочных к долгосрочным).
4. Оценка активов: Определите методы оценки активов, которые наиболее соответствуют целям управленческого анализа. Например, для оценки запасов можно использовать метод ФИФО, ЛИФО или средневзвешенной стоимости.
   Для управленческих решений имеет смысл оценивать некоторые активы, например, дебиторскую задолженность, с точки зрения её реальной стоимости, учитывая риски невозврата.
5. Расчет итоговых показателей: Рассчитайте итоговые показатели по каждой категории активов и обязательств, а также общую сумму активов, обязательств и собственного капитала.

Важно помнить, что управленческий баланс – это динамичный инструмент. Его следует регулярно обновлять и анализировать, чтобы оперативно выявлять проблемы и принимать эффективные управленческие решения.

Отчёт о прибылях и убытках: Построение

Основная структура отчёта строится по принципу вычитания. Сначала отражается выручка от продаж, затем из нее вычитается себестоимость реализованной продукции (или оказанных услуг) для получения валовой прибыли. После этого из валовой прибыли вычитаются операционные расходы (административные, маркетинговые, логистические) для получения прибыли от операционной деятельности. Далее учитываются финансовые доходы и расходы, а также прочие доходы и расходы. В итоге получаем прибыль до налогообложения. Из прибыли до налогообложения вычитается налог на прибыль, и получается чистая прибыль, которая и является конечным результатом деятельности компании за отчетный период.

Основные компоненты отчёта P&L

• Выручка: Доход от основной деятельности.
• Себестоимость: Затраты на производство или предоставление услуг.
• Валовая прибыль: Разница между выручкой и себестоимостью.
• Операционные расходы: Расходы на управление и продажу.
• Прибыль от операционной деятельности: Валовая прибыль минус операционные расходы.
• Финансовые доходы и расходы: Доходы и расходы, связанные с финансовой деятельностью.
• Прочие доходы и расходы: Доходы и расходы, не связанные с основной или финансовой деятельностью.
• Прибыль до налогообложения: Прибыль от операционной деятельности плюс/минус финансовые и прочие доходы/расходы.
• Налог на прибыль: Сумма налога, подлежащая уплате.
• Чистая прибыль: Конечный финансовый результат деятельности компании.

Для удобства анализа отчёта можно использовать сравнительный анализ, сопоставляя данные за текущий период с предыдущими периодами или с плановыми показателями. Также полезно рассчитывать различные финансовые коэффициенты, такие как рентабельность продаж, рентабельность активов и другие, чтобы оценить эффективность работы компании.

Как автоматизировать учёт с минимальными затратами?

Автоматизация управленческого учета с ограниченным бюджетом вполне реальна. Ключ к успеху заключается в грамотном выборе инструментов, поэтапном внедрении и использовании тех ресурсов, которые уже есть в компании. Важно четко определить самые проблемные участки учета, где автоматизация принесет наибольший эффект, и сфокусироваться на них.

Существует несколько подходов, позволяющих сэкономить на автоматизации. Вместо покупки дорогостоящих ERP-систем можно рассмотреть облачные сервисы или специализированные решения для малого бизнеса. Также стоит уделить внимание обучению персонала работе с новыми инструментами, чтобы избежать дополнительных затрат на внешних консультантов. Не стоит забывать и про бесплатные инструменты и шаблоны, которых немало в сети, но они подойдут для самого простого учета.

Выбор инструментов и стратегии

Для минимизации затрат на автоматизацию управленческого учета, предлагаем следующие шаги:

• Определите ключевые потребности: Сосредоточьтесь на областях, где автоматизация принесет максимум пользы.
• Используйте облачные сервисы: Они часто дешевле, чем покупка и обслуживание собственных серверов.
• Рассмотрите Excel и Google Sheets: Для начала можно использовать известные инструменты, автоматизируя их с помощью макросов.
• Внедряйте поэтапно: Это позволит контролировать расходы и адаптироваться к изменениям.
• Обучите персонал: Подготовленные сотрудники снизят потребность во внешней поддержке.

Пример таблицы с сравнением инструментов:

KPI для контроля рентабельности: Заключительный этап мониторинга

Оценка рентабельности — это критически важный аспект финансового управления, дающий представление об эффективности бизнеса и помогающий принимать обоснованные решения. Ключевыми KPI для отслеживания являются:

• Валовая рентабельность: Отображает эффективность основного производства и ценообразования.
• Операционная рентабельность: Показывает прибыльность бизнеса после учета операционных расходов.
• Чистая рентабельность: Отражает конечную прибыльность после учета всех расходов, включая налоги и проценты.
• Рентабельность активов (ROA): Демонстрирует, насколько эффективно компания использует свои активы для генерации прибыли.
• Рентабельность собственного капитала (ROE): Показывает, какую прибыль приносит каждый рубль собственного капитала компании.

Регулярный мониторинг этих и других релевантных KPI, а также глубокий анализ причин отклонений от плановых показателей, позволяет компаниям своевременно реагировать на изменения рыночной конъюнктуры, оптимизировать процессы и повышать свою прибыльность.